プロジェクト管理システムの特徴・料金比較

プロジェクト管理システムとは、プロジェクトの進行に関する一連のプロセスをデジタル化し、効率的に一元管理するためのソフトウェアのことです。

タスクの割り当てから進捗の追跡、リソースの配分やコスト管理など、プロジェクト管理全体の業務をシステム上で完結できます。

また、従来の紙ベースやエクセルでの運用と比べ、メンバー間や管理者との情報共有の手間、作業時間を大幅に削減できます。

さらに、プロジェクトの状況がリアルタイムで可視化・分析できるようになることで、遅延の早期発見やトラブル対応など、戦略的なマネジメントにも効果的です。

プロジェクト管理システムの主な機能

プロジェクト管理システムには、業務を円滑に進めるためのさまざまな機能が搭載されています。

ここでは、代表的な機能である以下の3つについて紹介します。

• タスク・進捗管理機能（ガントチャート・カンバン）
• リソース・工数管理機能
• ダッシュボード・レポート機能

それぞれの詳細を見ていきましょう。

タスク・進捗管理機能（ガントチャート・カンバン）

プロジェクト管理システムには、WBS（業務分解構造）に基づいたタスク作成や、担当者、提出期限を設定する機能が用意されています。

ガントチャートやカンバン方式など、視覚的に分かりやすい形式で進捗を可視化できます。

これにより、誰が・何を・いつまでにやるべきかが一目で把握できるようになり、タスクの漏れを防ぎます。

リソース・工数管理機能

各メンバーの稼働状況やアサイン状況、タスクごとの実績工数を入力・集計する機能もあります。これにより、プロジェクト全体の負荷状況が容易に確認できるようになるでしょう。

特定の個人への業務過多を防止し、適切な人員配置やスケジュール調整に活用されます。

メンバーの稼働余力を可視化して、新しいプロジェクトへのアサイン計画を立てる際にも便利な機能です。

ダッシュボード・レポート機能

システム内で管理している進捗や工数のデータは、自動集計されてグラフやチャートで可視化できます。

プロジェクト全体、またはチーム別など、さまざまな切り口での分析が可能です。

比較しやすいので、プロジェクトの予算と実績コストの乖離を検出したり、遅延リスクのある箇所を特定したりできる機能でもあります。

プロジェクト管理システムの機能について紹介してきましたが、それらの提供形態は大きく分けて、以下の3種類あります。

• クラウド型システム
• オンプレミス型システム
• パッケージ型システム

それぞれの特徴を理解し、自社に最適なタイプを選ぶことでより効果的なシステム導入を目指しましょう。

クラウド型システム

主流と言えるのがクラウド型システムです。その理由は初期費用が少なく、短期間で導入できる点にあります。

ベンダー側で定期的なメンテナンスやセキュリティ対策を行ってくれるので、管理や対応による負荷も軽減可能です。

インターネット環境さえあれば、場所を選ばずに利用できるメリットもあり、社外のパートナー企業やリモートワークでの情報共有にも適しています。

オンプレミス型システム

オンプレミス型システムは自社のサーバーにシステムを構築でき、完全なカスタマイズが可能です。

機密性の高い開発データや顧客情報を自社内で一元管理できるため、セキュリティ要件の厳しい組織に適しています。

ただし、初期の導入コストは高額になる傾向があります。専任の担当者の配置や、自社での運用体制の整備が必要です。

パッケージ型システム

標準的な機能がそろえられたパッケージ型システムがあります。自社に必要十分な機能を厳選すれば、比較的安価での導入が可能です。

機能のカスタマイズ性については、クラウド型とオンプレミス型の中間程度と言えます。

運用に関しては、バージョンアップ時に追加の費用が発生するケースもあるので注意しましょう。

ここからは、プロジェクト管理システムの導入による具体的なメリットについて見ていきます。

• プロジェクトの進捗・遅延リスクをリアルタイムに可視化できる
• プロジェクト管理・状況報告の工数を大幅に削減できる
• メンバーのリソース（稼働状況）を最適化できる

これらの導入におけるメリットを知ることで、自社での導入も検討しやすくなるでしょう。

プロジェクトの進捗・遅延リスクをリアルタイムに可視化できる

プロジェクト管理システムを活用することで、進捗状況をリアルタイムに可視化が可能です。

各自がシステム上でステータスを更新すると、ガントチャートなどに自動反映されるため、トラブルの兆候やタスクの遅延を早期に検知できます。

これにより、問題が大きくなる前に先手を打った対策を講じることができ、プロジェクトの成功率向上に貢献します。

プロジェクト管理・状況報告の工数を大幅に削減できる

プロジェクト管理システムによる一元管理の下で業務を行うことで、管理や報告にかかる工数を大幅に削減できます。

従来のように、進捗を確認するためだけにミーティングを開いたり、個別のエクセルを回収して手動で集計したりする手間の削減が可能です。

システム内で進捗確認が完結するため、報告作業の負荷を最小限に抑えられます。

メンバーのリソース（稼働状況）を最適化できる

プロジェクト管理システムを利用したリソースの可視化は、社員のエンゲージメント向上や組織の最適化に有効です。

過去の実績や現在のタスク量を容易に参照できるため、特定メンバーへの業務集中を回避し、適切な人員配置の判断材料としても活用できます。

これにより、無理のないスケジュール設計や長期的な人材育成など、戦略的な組織運営に活かすことができるのです。

システム導入による業務改善効果は大きいですが、スムーズな運用のためにはいくつか気を付けるべき点があります。

ここでは、以下のプロジェクト管理システム導入における注意点について解説します。

• 導入・運用コストと拡張性を事前に把握しておく
• 入力ルールや運用のガイドラインを細かく設定する
• 既存ツールとの連携や移行スケジュールを適切に設計する

メリットだけでなく注意点についても知っておくことで、よりプロジェクト管理システムについての理解を深めましょう。

導入・運用コストと拡張性を事前に把握しておく

システムの導入費用には、初期費用としてデータ移行や教育研修などの付帯コストなども含めて予算を把握する必要があります。

プロジェクト管理システムの場合、月額利用料は「ユーザー数（アカウント数）」や「プロジェクト数」に比例するケースが多いため、将来的な人員計画や外部パートナーの招待を考慮して試算しておくことが重要です。

導入後の運用・保守費用やオプション費用なども含めた、トータルコストで判断しましょう。

入力ルールや運用のガイドラインを細かく設定する

プロジェクト管理システムを円滑に運用するためには、タスクの更新頻度や分解の粒度、ステータスの定義などの細かいルール作りが欠かせません。

「いつまでにステータスを更新するのか」「どの規模の作業を1タスクとするのか」などを詳細に決めておくと安心です。

ルールが曖昧なままシステムを導入すると、現場の入力が滞り、形骸化してしまうリスクがあります。

既存ツールとの連携や移行スケジュールを適切に設計する

プロジェクト管理システムの導入には、平均して3〜6ヶ月程度の期間を要します。そのため、既存プロジェクトの進行に支障が出ないよう、余裕を持ったスケジュール管理が肝心です。

既存のチャットツールやカレンダー、ファイルストレージなどとの連携可否を事前に確認し、テスト運用を交えながら段階的に移行する計画を立てましょう。

効果的なプロジェクト管理システムの導入・運用を実現するためには、自社に最適なものを選ぶことが重要です。

以下では、プロジェクト管理システムの選定において押さえるべきポイントについて解説していきます。

企業の従業員規模やプロジェクトの性質（ウォーターフォール型かアジャイル型か）に応じて、適切なプロジェクト管理システムを選択することが重要です。

具体的には、比較検討の際、以下のポイントについて着目してみましょう。

• 価格（導入費や、運用にかかる費用など）
• 使いやすさや見やすさ（直感的な操作性か）
• 従業員規模・プロジェクト規模
• 管理手法（ガントチャート重視、カンバン重視など）
• カスタマイズ性（自社の運用に合わせられるか）
• 提供形態（クラウド、オンプレミスなど）
• システム連携（既存のチャットツールなどとつながるか）
• サポート体制（トラブル時の対応や定着支援）
• 拡張性

特にセキュリティ面においては、データセンターの認証状況（ISO27001など）や、外部パートナーを招待した際のアクセス権限の細かな設定可否は必ずチェックしておきましょう。

情報漏洩などのリスクを最小限にするためにも、自社のセキュリティ要件を満たしているか詳細に確認することが大切です。

将来的な事業展開も含めて、自社の目的や規模に適した機能が備わっているシステムを選んでください。

プロジェクト管理システムの導入は、段階を追って徐々に進めてしていく必要があります。

以下では、プロジェクト管理システムの具体的な導入ステップについて見ていきましょう。

1. 導入前の準備をする
2. システムを選定して導入環境を整える
3. 社内への定着化を図る

1. 導入前の準備をする

プロジェクト管理システムを決める前に、まずは導入する目的や現状の課題を整理しておきましょう。

現行の管理方法（エクセルやチャットなど）における課題を洗い出し、システム化によって何を解決したいのかを明確にしておいてください。

その後、関係する部門への説明をして合意を得てから、プロジェクトチームを発足します。

2. システムを選定して導入環境を整える

自社に適したプロジェクト管理システムについて要件を定義したら、以下のような流れで進めていきます。

• 要件定義
• システム選定・比較
• 契約
• 環境構築・初期設定
• 特定チームでのテスト運用
• フィードバックの反映と調整
• 全社向け研修
• 本稼働

上記の各フェーズでの必要工数と担当者を明確にしたら、プロジェクト進捗における中間目標（マイルストーン）を定めることが大切です。

テスト運用の際のフィードバックを反映し、使いやすいように設定やルールの調整も行っていきましょう。

3. 社内への定着化を図る

プロジェクト管理システムの効果を最大限発揮するためには、導入後いかに定着させるかがポイントになります。

定着化に有用な施策は、以下のとおりです。

• 利用者向けのマニュアルやクイックガイドの整備
• リーダー・管理者への定期的な研修の実施
• 現場の入力状況や満足度調査（アンケート）の実施
• 定着を妨げる問題点の発見と設定改善
• 困ったときに相談できるヘルプデスクの設置

導入後の活用状況をモニタリングし、入力の形骸化を防ぐために根気強く改善を行うことが大切です。

プロジェクト管理システムは、導入目的や自社の管理手法（課題）を明確にしたうえで、必要な機能を備えているシステムを選定することが成功の鍵です。

導入においても、段階的なステップと丁寧な社内コミュニケーションを心がけることにより、スムーズな運用開始が可能になります。運用後も定期的な効果測定を行い、社内でヒアリングを行いながら改善することも重要です。

「bizoceanDX比較」では、さまざまなプロジェクト管理システムの情報を掲載しています。まずは自社の要件に合うツールの資料を請求し、実際の機能や価格を比較検討することから始めてみましょう。

システムを最大限に活用し、業務の効率化とプロジェクトの成功を実現してください。