オンラインストレージサービスの特徴・料金比較

オンラインストレージとは、インターネット上のサーバーにディスクスペースを借り、ファイルの保存や閲覧、共有を一元管理するためのソフトウェア・サービスのことです。

フォルダの作成からアクセス権の設定、データの送受信やバックアップなど、ファイル管理に関する業務全体をシステム上で完結できます。

従来の紙ベースやエクセル、社内ファイルサーバー（NAS）での運用と比べ、メンバー間や外部パートナーとの情報共有の手間、作業時間を大幅に削減できます。

また、テレワークの普及や脱PPAP（メールでのパスワード付きzipファイル送信の廃止）への対応、災害時のBCP対策など、戦略的なIT施策にも効果的です。

オンラインストレージには、業務を円滑に進めるためのさまざまな機能が搭載されています。

ここでは、代表的な機能である以下の3つについて紹介します。

• ファイル共有・大容量送信機能
• 詳細なアクセス権限管理・セキュリティ機能
• 自動バックアップ・ファイル同期・履歴管理機能

それぞれの詳細を見ていきましょう。

ファイル共有・大容量送信機能

オンラインストレージには、URL（共有リンク）を発行するだけで、社内外のメンバーへ安全にファイルを共有・送受信できる機能が用意されています。

メールの添付容量制限を気にする必要がないため、動画や高解像度の画像、CADデータなどの大容量データもスムーズにやり取り可能です。

パスワード設定やダウンロード期限の指定も、自社の基準に合わせてカスタマイズできます。

詳細なアクセス権限管理・セキュリティ機能

フォルダやファイルごとに、ユーザーや部署単位で細かくアクセス権限を設定する機能もあります。これにより、機密情報の閲覧制限が非常に容易になるでしょう。

「閲覧のみ」「編集可」「ダウンロード禁止」などの権限を適切に付与することは、内部不正や誤操作による情報漏洩の防止に活用されます。

自動バックアップ・ファイル同期・履歴管理機能

PCなどの端末にあるデータを自動でクラウド上にバックアップし、複数の端末間で最新状態に同期する機能です。万が一、端末が紛失・破損した場合でも、データが保護されるので安心です。

また、間違えて上書き保存してしまった際も、過去のバージョン（履歴）を参照しつつ、効率的に元の状態へ復元できます。

オンラインストレージの機能について紹介してきましたが、それらの提供形態は大きく分けて、以下の3種類があります。

• クラウド型システム（パブリッククラウド）
• プライベートクラウド型システム
• オンプレミス型システム

それぞれの特徴を理解し、自社に最適なタイプを選ぶことで、より効果的なシステム導入を目指しましょう。

クラウド型システム（パブリッククラウド）

主流と言えるのが、クラウド型システムです。その理由は初期費用が少なく、短期間で導入できる点にあります。

ベンダー側で定期的なメンテナンスやセキュリティ対策を行ってくれるので、管理や対応による負荷も軽減可能です。

インターネット環境さえあれば、場所を選ばずに利用できるメリットもあり、テレワークや出張先からのアクセスにも適しています。

プライベートクラウド型システム

プライベートクラウド型システムは、自社専用の独立したクラウド環境にシステムを構築でき、柔軟なカスタマイズが可能です。

パブリッククラウドよりも強固な独立性を持つため、セキュリティ要件や独自の運用ルールが厳しい組織に適しています。

ただし、パブリッククラウド型に比べると、導入コストや運用設計の手間が増える傾向にあります。

オンプレミス型システム

自社内のサーバーやネットワークにシステムを構築する、オンプレミス型システムがあります。

機密性の高いデータを自社ネットワーク内に閉じ込めて一元管理できるため、最高レベルのセキュリティを求める大企業や官公庁などに適しています。

機能のカスタマイズ性についても、非常に高いと言えます。

運用に関しては、自社での運用体制の整備や、ハードウェアの保守費用が中長期的に発生するので注意しましょう。

ここからは、オンラインストレージの導入による具体的なメリットについて見ていきます。

• 場所や端末を選ばずに安全にファイルへアクセスできる
• 社内外との大容量ファイルの共有が円滑かつ安全になる
• ファイルサーバーの運用保守コストや管理負荷を削減できる

これらの導入におけるメリットを知ることで、自社での導入も検討しやすくなるでしょう。

場所や端末を選ばずに安全にファイルへアクセスできる

オンラインストレージの活用により、ファイルへのアクセス環境を大幅に改善することが可能です。

インターネット環境さえあれば、自宅、外出先、移動中など、どこからでも最新のデータにアクセスできます。スマートフォンやタブレットからの閲覧も容易なため、営業活動の効率化やリモートワークの円滑な推進に貢献してくれます。

社内外との大容量ファイルの共有が円滑かつ安全になる

オンラインストレージによる統一ルールの下でファイル共有を行うことで、PPAP（パスワード付きzip送信）を排除した安全なファイル共有が実現できます。

誤送信をしてしまった場合でも、システム上で共有リンクを無効化すれば、情報の流出を未然に防げます。

ファイル共有のプロセスが明確化され、透明性が増す点も大きなメリットです。

ファイルサーバーの運用保守コストや管理負荷を削減できる

オンラインストレージ（特にクラウド型）を利用したファイル一元管理は、IT部門の負担を軽減するために有効です。

従来の物理的な社内サーバー（NASなど）の購入費用や、電気代、バックアップ機器の管理の手間をゼロにできます。

これにより、容量不足に伴うハードウェアの買い替え判断や、突然の故障対応などに追われることなく、企業のコア業務や戦略的なIT施策に活かすことができるのです。

システム導入による業務改善効果は大きいのですが、スムーズな運用のためには、いくつか気を付けるべき点があります。

ここでは、以下のオンラインストレージ導入における注意点について解説します。

• ユーザー数やデータ容量の追加に伴う将来的なコストを試算しておく
• セキュリティポリシーや社内の利用ガイドラインを策定する
• ネットワーク帯域への負荷と既存データの移行スケジュールを考慮する

メリットだけでなく注意点についても知っておくことで、よりオンラインストレージについての理解を深めましょう。

ユーザー数やデータ容量の追加に伴う将来的なコストを試算しておく

システムの導入費用には、初期費用だけでなく、将来的な人員計画を考慮して予算を把握する必要があります。

一般的に、月額利用料は「ユーザー数（アカウント数）」や「ストレージ容量」に比例するため、将来的に社員が増えたり、扱うファイルが大きくなったりした際のコストを試算しておくことが重要です。

目の前の安易な価格比較だけでは想定外の出費を招くリスクがあるため、トータルコストで費用対効果を見極めましょう。

セキュリティポリシーや社内の利用ガイドラインを策定する

オンラインストレージを円滑に運用するためには、データの取り扱い基準や共有範囲などの細かいルール作りが欠かせません。

「どのようなファイルをクラウド上に保管してよいか」「社外共有時の承認フローはどうするか」など、詳細な利用ガイドラインを決めておくと安心です。

ルールが曖昧なままだと、シャドーIT（個人向けストレージの無断利用）による情報漏洩のリスクが高まります。

ネットワーク帯域への負荷と既存データの移行スケジュールを考慮する

オンラインストレージの導入（特に既存ファイルサーバーからのデータ移行）には、平均して3〜6ヶ月程度の期間を要します。そのため、日々の業務に支障が出ないよう、余裕を持ったスケジュール管理が肝心です。

全社一斉に大容量の同期を行うと、社内回線（ネットワーク帯域）を圧迫して業務が遅延する恐れがあるため、段階的な移行計画を立て、事前に通信環境を確認しておきましょう。

効果的なオンラインストレージの導入・運用を実現するためには、自社に最適なものを選ぶことが重要です。

以下では、オンラインストレージの選定において押さえるべきポイントについて解説していきます。

企業の従業員規模や予算、求めるセキュリティ水準に応じて、適切なオンラインストレージを選択することが重要です。

例えば、従業員数の少ない中小企業は使いやすさとコストを重視し、大企業や機密情報を多く扱う組織は、高度な権限設定やログ管理を重視する必要があります。

具体的には、比較検討の際、以下のポイントについて着目してみましょう。

• 価格（初期費用、月額費用、アカウント・容量追加料金）
• 使いやすさや見やすさ（PCのエクスプローラーのように直感的に操作できるか）
• 容量（基本容量、拡張の上限、上限なしプランの有無）
• セキュリティ・認証（通信の暗号化、二要素認証、IPアドレスやデバイスの制限）
• 操作ログ管理（「誰が・いつ・どのファイル」を操作したかを追跡可能か）
• システム連携（Microsoft 365やGoogle Workspace、既存のチャットツールなどとつながるか）
• サポート体制（導入時のデータ移行支援や、トラブル時の対応）
• 拡張性・提供形態

特にセキュリティ面においては、データセンターの認証状況（ISO27001など）や、外部パートナーを招待した際のアクセス権限の細かな設定可否は、必ずチェックしておきましょう。

情報漏洩などのリスクを最小限にするためにも、自社のセキュリティ要件を満たしているか、詳細に確認することが大切です。

将来的な事業展開も含めて、自社の目的や規模に適した機能・セキュリティが備わっているシステムを選んでください。

オンラインストレージの導入は、段階を追って徐々に進めていく必要があります。

以下では、オンラインストレージの具体的な導入ステップについて見ていきましょう。

1. 導入前の準備（要件定義と課題の整理）をする
2. システムを選定してテスト運用・移行環境を整える
3. 本稼働と社内への定着化を図る

1. 導入前の準備（要件定義と課題の整理）をする

オンラインストレージを決める前に、まずは導入する目的や現状の課題を整理しておきましょう。

現行の管理方法（ファイルサーバーやNAS、メール添付など）における課題を洗い出し、システム化による解決点を明確にしておいてください。その後、移行すべきデータの棚卸しを行い、満たすべきセキュリティ要件を定義します。

関係部門の合意を得てから、プロジェクトチームを発足しましょう。

2. システムを選定してテスト運用・移行環境を整える

自社に適したオンラインストレージについて要件を定義したら、以下のような流れで進めていきます。

• 要件定義
• システム選定・比較
• 契約
• 環境構築・初期設定
• 特定チームでのテスト運用
• フィードバックの反映と調整
• 全社向け研修
• 本稼働

上記の各フェーズでの必要工数と担当者を明確にしたら、ネットワークへの負荷も考慮しながら移行スケジュールを定めることが大切です。

テスト運用の際の現場からの意見を反映し、適宜設定や利用ルールの微調整を行っていきましょう。

3. 本稼働と社内への定着化を図る

オンラインストレージの効果を最大限発揮するためには、導入後いかに定着させるかがポイントになります。

定着化に有用な施策は、以下のとおりです。

• 利用者向けのマニュアルやクイックガイドの整備
• 部署のリーダーや管理者への定期的な研修の実施
• 現場の利用状況や満足度調査（アンケート）の実施
• 定着を妨げる問題点の発見と権限設定などの改善
• 困ったときにすぐ相談できるヘルプデスクの設置

導入後の活用状況やセキュリティログをモニタリングし、ルールの形骸化やシャドーITを防ぐために改善を重ねていくことが大切です。

オンラインストレージは、導入目的や自社のセキュリティ要件（課題）を明確にしたうえで、必要な機能と容量を備えているシステムを選定することが成功の鍵です。

導入においても、段階的なステップと丁寧な社内コミュニケーション、綿密なデータ移行計画を心がけることにより、スムーズな運用開始が可能になります。

運用後も、定期的なログチェックや社内ヒアリングを行いながら改善することも重要です。

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オンラインストレージを最大限に活用し、安全で効率的なファイル共有環境を実現しましょう。