受発注管理システムの特徴・料金比較

受発注管理システムとは、商品の注文（発注）と注文の受付（受注）に関する一連のデータを、インターネット上で一元管理・共有できるシステムのことです。

従来の手法では、FAXで届いた注文書を見ながら手入力で売上データをエクセルに入力したり、電話での注文内容をメモ帳に控えたりする運用が一般的でした。

しかし、このようなアナログな運用は、紛失のリスクや手入力の手間が大きく、情報の共有も形骸化しやすいというデメリットがありました。

受発注管理システムを導入すれば、取引先がWeb上の専用画面から入力した注文データがそのまま自社のシステムに自動反映されるため、手作業による打ち込みの手間や紙の保管リスクがなくなります。

現在、多くの企業で受発注管理システムの導入が急増している背景には、少子高齢化による深刻な労働力不足があります。限られた人員で業務を効率化し、生産性を高めることが企業の生存戦略において不可欠になっているためです。

また、インボイス制度や電子帳簿保存法といった電子データでの取引保存を義務付ける法改正への確実な対応が必要になったことや、企業間で行われる電子商取引の市場を指す「BtoB EC（ビートゥービー・イーシー）」の規模が拡大し、Webを介した受発注が業界の新たな標準になりつつあることも大きな要因となっています。

法人向けの受発注管理システムには、煩雑な注文処理や在庫管理を自動化・効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。

ここでは、代表的な3つの主要機能を紹介します。

受注・発注データの一元管理機能

取引先からの注文データを自動で取り込み、受注伝票や発注伝票を自動作成する機能です。

取引先ごとに細かく異なる単価設定や掛け率、過去の注文履歴、現在の取引ステータス（未処理、出荷済、請求済など）を1つの画面でまとめて確認・管理できます。

リアルタイムな在庫・出荷連動機能

注文が確定した瞬間に、倉庫の在庫データと自動で連動し、在庫数をリアルタイムで引き落とす機能です。

注文を受け付ける段階で正確な在庫数を自動で引当（キープ）できるため、在庫がないのに注文を受けてしまう「欠品リスク」を防ぎ、出荷指示書も自動発行できます。

自動通知・進捗確認機能

注文の受付完了や、商品の出荷完了といったステータスの変更に合わせて、取引先（顧客）へ自動で確認メールを送信する機能です。

これにより、「注文は無事に届いていますか？」「商品はいつ発送されますか？」といった取引先からの電話やメールでの問い合わせの手間を大幅に削減できます。

受発注管理システムには、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの提供形態があります。

そのため、自社のシステム環境、予算規模、自社特有の商習慣に合わせて選ぶことが必要です。

初期費用を抑えて迅速に導入できる「クラウド型」

インターネット経由でベンダー（開発会社）のシステムを利用する形態です。これはインターネットを介して必要なソフトウェアや機能を利用する「SaaS（サース）」と呼ばれるクラウドサービスの仕組みを活用しています。

自社で専用のサーバーを用意・管理する必要がないため、初期費用を低く抑えられ、月額制の手頃な料金でスピーディに導入できるのが特徴です。現在の中小企業から中堅企業の主流となっています。

自社特有の商習慣や基幹システムと深く連携する「オンプレミス型」

自社が保有する物理的なサーバーや、社内の閉じたネットワーク環境のなかにシステムを個別に構築・運用する形態です。自社の生産管理や財務を統括する「基幹システム（ERP：イーアールピー）」と深いレベルで連携させたり、自社独自の複雑な割引ルールに合わせてカスタマイズしたりすることが可能です。

初期費用や構築コストが高く、社内のIT部門が保守を行う必要がありますが、主に大企業に適しています。

【クラウド型とオンプレミス型の違い】

受発注管理システムを導入することで、企業はコスト削減、品質向上、取引先満足度の面で多くのメリットを享受できます。

アナログ業務の削減による「業務効率化とコスト削減」

FAX用紙の確認や仕分け、手入力による注文データの打ち込み作業がゼロになります。

1件あたり数分から数十分かかっていた事務処理が自動化されるため、人件費や残業代を大幅に削減でき、従業員がより付加価値の高い、企業の利益に直接直結する重要な業務である「コア業務」に集中できるようになります。

入力・転記ミスの排除による「発注・出荷ミスの防止」

取引先がWeb画面で直接入力したデータがそのまま注文確定データとなるため、自社スタッフの手による読み間違い、聞き間違い、打ち間違いといったヒューマンエラーを根本から排除できます。

結果として、誤出荷や配送遅延に伴うトラブル、クレーム対応の手間を未然に防止できます。

リアルタイムな状況把握による「リードタイムの短縮」

注文が入ってから出荷指示を出すまでのタイムラグがほぼリアルタイムになるため、注文を受けてから納品するまでに要する時間である「リードタイム」を劇的に短縮できます。

取引先にとっても「いつでもスマホから発注でき、すぐに届く」という利便性の高い状態を作れるため、顧客満足度の向上とリピート率のアップにつながります。

多くのメリットがある一方で、システム運用を成功させるためには事前に把握しておくべき注意点もあります。

取引先（顧客・仕入先）への丁寧な説明と運用の周知徹底

自社だけがシステムを導入しても、取引先がこれまで通りFAXや電話での注文を続けてしまうと、社内で二重管理が発生してかえって負担が増えてしまいます。

取引先に対し、「Webからの注文の方がミスがなく、出荷も早くなる」といったメリットを丁寧に伝え、システム利用へ移行してもらうための事前の案内期間やサポートが必要です。

既存の基幹システムや会計ソフトとの連携コストの確認

導入する受発注システムと、すでに自社で使っている会計ソフトや生産管理システムの間で、データをスムーズに行き来させる必要があります。

標準機能としてデータ連携（CSVファイルの取り込みなど）ができるか、または別途システム同士を繋ぐ連携口である「API（エーピーアイ）」の開発費用が発生するかを事前に確認しなければなりません。

自社特有の複雑な「商習慣」や運用ルールへの対応可否

「この取引先だけは特別にこの単価にする」「数量限定のセット売りがある」「締め日が取引先ごとに異なる」といった、自社特有の細かい商習慣に対応できるツールかを見極める必要があります。

場合によっては、システムに合わせて自社の古い業務フローを一部変更（スリム化）する柔軟さも必要になります。

多数の製品が市場にあるなかで、自社に最適なシステムを見つけるための比較ポイントを解説します。

単に価格だけで選ぶのではなく、取引先が毎日迷わず操作できるか、自社の業界特有の商習慣（アパレルの色・サイズ管理、食品の賞味期限・ロット管理など）に対応しているかを総合的に判断することが重要です。

自社の業界・業種特有の商習慣への対応力

商品の登録画面や注文画面が、自社の扱う製品ラインナップに適合しているか確認します。

セット販売やボリュームディスカウント（注文数に応じた割引）などの料金設定がスムーズに行えるかどうかが、選定のポイントです。

取引先（顧客・仕入先）にとっての使いやすさと画面の操作性

システムが定着するかどうかは、発注側である取引先の使いやすさにかかる部分が大きいです。

パソコンだけでなく、現場からスマートフォンやタブレットを使って直感的に、迷わず注文できる画面設計（UI/UX）であるかを比較しましょう。

費用対効果に見合った料金体系（月額固定か従量課金か）

受発注管理システムには、毎月定額のプランだけでなく、注文の処理件数を指す「トランザクション数」に応じて料金が変動する従量課金制の製品もあります。

自社の月間注件数や取引先数を当てはめ、トータルコストが費用対効果に見合っているかを試算します。

【比較時に着目すべき項目】

• 取引先がスマートフォンやタブレットからでも簡単に注文・確認ができるか
• 自社の扱う商品のバリエーション（型番、カラー、サイズ、ロット単位など）を正確に登録できるか
• 自社の既存システム（会計、販売管理、ERPなど）とCSVやAPIでデータ連携できるか
• 初期費用や月額費用は、想定される月間の注文件数に対して妥当か
• 取引先向けの操作マニュアルや、導入支援、トラブル時のカスタマーサポートは充実しているか

以下は、受発注管理システムをスムーズに社内へ本稼働・定着させるための3つのステップです。

ステップ1：現状の業務フローの洗い出しと対象取引先の選定（導入前準備）

現在の電話・FAXでの受発注フローを書き出し、どこに無駄やミスの原因があるかを可視化します。

また、すべての取引先を一斉にシステムへ移行させるのは難しいため、まずは「取引量が多い主要な顧客」や「ITツールに抵抗がない顧客」など、先行して導入を進めるターゲットを選定します（期間目安：約2週間〜1ヶ月）。

ステップ2：複数製品の比較選定とマスタデータの登録（選定・環境構築）

bizoceanDX比較などを活用して各サービスの資料を請求し、自社の要件に合う2〜3社に絞り込みます。

無料トライアルなどで画面の操作性を確認し、製品を決定・契約した後は、商品情報、取引先情報、価格設定などの基本情報である「マスタデータ」をシステムに登録し、自社内でのテスト運用を実施します（期間目安：約1ヶ月〜2ヶ月）。

ステップ3：取引先への案内・説明会の開催と段階的な本稼働（社内への定着化）

対象となる取引先にシステム移行の案内状を送付し、必要に応じてオンライン説明会などを開催して操作方法を周知します。

最初は特定の取引先数社だけでスモールスタートし、運用のトラブルがないことを確認してから、段階的に他の取引先へと利用範囲を拡大していくことで、大きな混乱なく本稼働へと移行できます（期間目安：本稼働後2ヶ月〜半年）。

受発注管理システムは、紙やFAXによるアナログ業務の無駄を徹底的に排除し、人手不足の解消や出荷ミスの防止、さらには取引先との関係性強化（BtoB ECの推進）を同時に叶える強力なDXツールです。

自社の扱う商品特性や取引先との関係性によって、最適なシステムや必要な機能は大きく異なるため、まずは複数の製品の資料を集めてじっくりと比較検討することが失敗しないための鉄則となります。

bizoceanDX比較では、法人向けに特化した使いやすい受発注管理システムの詳細な資料を一括で簡単にダウンロードできます。まずは気になる製品の資料を請求し、自社の業務効率化と顧客満足度向上に向けた第一歩を踏み出してみませんか。