電子帳票システムの特徴・料金比較

電子帳票とは、従来紙で運用されていた各種ビジネス書類をデジタル形式で管理・運用する仕組みのことです。単にPDFファイルとして保存するだけでなく、法的要件を満たした形での保管や、業務プロセス全体のデジタル化が求められます。

ここでは、電子帳票の主な役割を3つ解説していきます。

紙の帳票をデジタルデータ化して管理・保存する仕組み

電子帳票とは、従来は紙で発行・保管されていた請求書や納品書などの書類を、PDFなどのデジタル形式で運用する仕組みのことです。主な運用方法には、以下の2種類があります。

• 紙の書類をスキャナーで読み取りデータ化する方法
• 最初からコンピューターで作成したデータをそのまま保存する方法

電子帳簿保存法の改正により、現在は多くの企業において紙ではなくデータでの保存が法的に推奨・義務化されています。デジタル化された帳票は、物理的な劣化や紛失の心配がなく、必要なときに瞬時に検索・参照できる点が大きな特徴です。

電子帳簿保存法に対応した法的証拠能力を持つデータ

電子帳票は単なる画像データではなく、法律が定める保存要件を満たすことで、紙の原本と同等の法的証拠能力を持ちます。

税務調査や裁判などの公的な場において、取引の事実を証明する正規の書類として認められるためには、適切なシステム管理が欠かせません。タイムスタンプの付与や検索機能の確保など、法が求める要件をクリアしたデータのみが「真正な電子帳票」として扱われるのです。

これらの要件を満たさないデータは、たとえデジタル形式であっても法的な証拠として認められない可能性があるため注意が必要です。

作成から廃棄までをデジタル上で完結できるシステム

電子帳票は、データの生成から承認、取引先への送付、そして法定期間の保存から廃棄までを一貫してデジタル上で行います。書類のライフサイクル全体がシステム化されることで、物理的な移動が不要になり、プロセス全体の透明性が大きく向上するでしょう。

役割を終えたデータもシステム上で一括削除できるため、機密情報の漏洩リスクを抑えつつ、確実な廃棄が可能です。また、紙の書類では難しかった「いつ・誰が・何をしたか」というログ記録の追跡も、電子帳票システムなら容易に実現します。

電子帳票システムには、業務効率化のためのさまざまな機能が搭載されています。なかでも代表的な機能は、以下の5つです。

• 帳票出力業務の自動化と一元管理
• 取引先へのオンライン配信と受領確認
• 高度な検索機能による過去データの即時抽出
• タイムスタンプ付与による真実性の確保
• 複数部署を跨ぐワークフローのデジタル化

ここでは、上記の機能について詳しく解説します。

帳票出力業務の自動化と一元管理

電子帳票システムを導入することで、社内の基幹システムから出力される膨大なデータを自動で取り込み、一元管理を行えます。従来は担当者が手動で行っていた帳票作成作業が自動化されるため、作業時間の大幅な短縮と人的ミスの削減を同時に実現できるでしょう。

システムには、取引先への帳票配信や閲覧権限の設定、高度な検索機能による過去書類の抽出など、ペーパーレス化に必要な機能が網羅されています。複数の基幹システムからのデータを統合して管理できるため、情報の分散を防ぎ、全社的なデータガバナンスの強化にも有効です。

取引先へのオンライン配信と受領確認

作成した帳票をシステム上で取引先へ直接送付できるため、郵便事故のリスクを排除しつつ、確実に書類を届けられます。取引先が書類を閲覧・ダウンロードしたタイミングをシステムが自動で記録するため、未確認の相手に対して催促をスムーズに行えるでしょう。

配信方法は、取引先ごとにメールや専用Webサイトなどから柔軟に選べるので、相手方のIT環境に合わせた運用が可能です。発行した帳票の履歴はシステム上で一元管理され、問い合わせ対応の際にも迅速に状況を把握できます。

高度な検索機能による過去データの即時抽出

取引年月日や取引先名、金額といった複数の条件を組み合わせることで、数年前の膨大なデータから必要な帳票を瞬時に探し出せます。結果として、紙の書類のように倉庫へ探しに行く手間や、ファイルを開いて目視で確認する時間が不要になるので、監査や問い合わせへの対応スピードを大幅に短縮可能です。

電子帳簿保存法で求められる「検索要件」を標準機能で満たしている製品が多いため、法的要件を意識せずに適切な管理ができるでしょう。過去の取引履歴を瞬時に引き出せる環境は、営業活動や与信管理の精度を高めるうえでも大きなメリットとなるはずです。

タイムスタンプ付与による真実性の確保

書類が作成された時刻を証明するタイムスタンプの自動付与により、データの改ざんが行われていないことを客観的に証明できます。

訂正や削除の履歴がシステム内に自動で記録される仕組みにより、社内の不適切な操作を防止することが可能です。税務調査の際には、データの真正性を担保する有力な根拠となり、企業としてのコンプライアンス遵守を力強く支えてくれます。

タイムスタンプは第三者機関が発行するため、社内での改ざんの疑いを完全に払拭できる点が大きな強みです。

複数部署を跨ぐワークフローのデジタル化

帳票の発行前に必要な上長承認や他部署の確認フローをシステム上で完結させ、承認待ちによる業務の停滞を解消できます。誰が承認を止めているのかが可視化されるので、テレワーク環境下でもボトルネックを即座に特定し、滞りなく決裁プロセスを進行させることが可能です。

承認の完了と同時に帳票の自動発行・配信がされるように設定しておけば、手作業による発行漏れを未然に防げるでしょう。さらに、条件分岐による承認ルートの自動振り分けにも対応しており、金額や取引先に応じた柔軟なワークフローを築けます。

帳票の電子化により企業が得られる主なメリットは、以下のとおりです。

• 印刷代や郵送費などの経費削減
• 保管スペースの削減によるオフィス環境改善
• テレワークや場所を選ばない働き方の促進
• 入金サイクルの短縮とキャッシュフローの改善
• コンプライアンスの強化とセキュリティの確保

ここでは、上記の機能について詳しく解説します。

印刷代や郵送費などの経費削減

帳票電子化により、紙の帳票発行に不可欠だった用紙代やインク代、封筒代、そして高騰する郵便料金を限りなくゼロに抑えられます。

月間数百件から数千件の帳票を発行する企業であれば、年間で数十万から数百万円規模のコストカットが実現するでしょう。物理的な郵送作業にかかっていた人件費も削減可能なため、浮いたリソースをより付加価値の高い業務へ振り分けられます。

封入作業や郵便局への持ち込みといった単純作業から解放されることで、担当者のモチベーション向上も期待できるでしょう。

保管スペースの削減によるオフィス環境改善

今まで紙で管理していた帳票をデータ化することで、法律で義務付けられている数年分の書類を保管するための棚や倉庫が不要になります。その結果、限られたオフィススペースの有効活用が可能になります。

また、以下のような保管リスクを排除できる点も大きなメリットです。

• 物理的な書類の劣化
• 害虫・カビによる被害
• 火災による消失

オフィス移転やレイアウト変更の際も、膨大な書類の移動作業が発生しないため、組織の柔軟な変化を妨げることがありません。外部倉庫に保管を委託していた企業であれば、その委託費用の削減にもつながります。

テレワークや場所を選ばない働き方の促進

インターネット環境さえあれば、自宅や外出先からでも帳票の作成・承認・送付が完結するため、業務を行う場所の制約が解消されます。「判子を押すためだけに出社する」といった非効率な慣習を打破し、多様なワークスタイルの導入を後押しするでしょう。

育児や介護などによる在宅勤務者ともリアルタイムで連携できるため、チーム全体の業務継続性を高められます。働き方の柔軟性を追求することは、優秀な人材の採用や定着率向上にも直結する見逃せない要素です。

入金サイクルの短縮とキャッシュフローの改善

郵送によるタイムラグがなくなるため、請求書の発行から取引先への到達までにかかる時間を、最短で即日にまで短縮できます。これにより、請求書の未着や紛失による支払いの遅延を防げるようになり、確実な回収と正確な資金繰り計画の策定を強力にサポートします。

取引先にとっても、早期に支払い処理を始められるメリットがあり、サプライチェーン全体における業務効率の向上に大きく寄与するでしょう。特に、月末月初に請求書が集中する企業では、発行業務の平準化による負担軽減を実感しやすいです。

コンプライアンスの強化とセキュリティの確保

電子帳票システムでは操作ログが詳細に記録されるため、いつ・誰が・どの書類を閲覧または編集したのか正確に特定できます。こうした可視化は、内部不正の抑止や不正発生時の迅速な原因特定に効果的です。

また、紙の書類で起こりがちな紛失や誤廃棄、盗難といった物理的なリスクを、高度な暗号化技術やアクセス制限によって未然に防げるでしょう。災害時などの緊急事態においても、クラウド上のバックアップが重要なビジネスデータを保護し、BCP対策としても有効に機能します。

内部統制の強化は、上場準備企業やコンプライアンス要件が厳しい取引先とビジネスを行う企業にとって、欠かせない取り組みなのです。

電子帳票システムは多くのベンダーから提供されており、機能や価格帯もシステムごとに異なります。そのなかで、自社に最適なシステムを見つけるためには、以下のポイントに着目しましょう。

• 自社の運用スタイルに合ったタイプを選択する
• 業務に必要な機能が網羅されているかを確認する
• 初期費用とランニングコストを精査する
• 導入事例や評判から運用の具体像をイメージする

ここでは、上記のポイントをそれぞれ解説していきます。

自社の運用スタイルに合ったタイプを選択する

電子帳票システムの導入にあたって、コスト・保守性・柔軟性のバランスを意識し、自社の運用スタイルに最適な形態を選びましょう。

クラウド型の電子帳票システムはサーバー構築が不要で導入コストが低く、常に最新の法改正に対応できるため現在の主流となっています。一方、自社のセキュリティポリシーが極めて厳しい場合は、自社専用サーバーに構築するオンプレミス型も有力な選択肢です。ただし、保守コストが高くなる点に注意しなければなりません。

導入の際は、既存の基幹システムや会計ソフトとの親和性を確認し、シームレスなデータ連携が可能かどうかを事前に検証することが不可欠です。あわせて、PoC（概念実証）を実施し、実際の業務フローに即した使用感を確かめておくと、導入後のミスマッチを防げます。

業務に必要な機能が網羅されているかを確認する

電子帳票システムを比較する際は、以下の機能が搭載されているかを重点的にチェックしてください。

• 全文検索機能
• タイムスタンプ付与
• ワークフロー機能

将来的な拡張性を考慮し、対応している帳票の種類が自社の取り扱う書類（請求書、領収書、支払通知書など）を網羅しているものを選びましょう。また、スマートデバイスからの閲覧や承認に対応しているかといった、現場の従業員がストレスなく利用できる操作性の良さも、選定において重視すべき要素です。

ただし、機能が多すぎるとシステムを使いこなせず、運用が定着しない恐れがあります。そのため、自社に必要な機能を事前に整理しておくことが、システム選びを成功させる重要なポイントです。

初期費用とランニングコストを精査する

電子帳票システムの価格体系は、月額固定料金制のものから、発行件数に応じた従量課金制のものまで多岐にわたります。そのなかから自社に最適な一つを選択するために、導入前の入念なチェックが欠かせません。

無料版やトライアル期間がある製品を活用し、実際の使用感を確認したうえで本契約に進めば、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。加えて、導入時の設定支援費用や、導入後のサポート体制にかかる追加料金を含めたトータルコストで比較検討することが不可欠です。

価格の安さだけにとらわれず、5年程度の長期的な視点で総コストを試算し、費用対効果を慎重に見極めてください。

導入事例や評判から運用の具体像をイメージする

電子帳票システムを選定する際は、評判を調査し、自社と同規模・同業界の企業がどのような課題を解決できたかを導入事例から把握しておきましょう。実際の活用シーンを知ることで、導入後の運用イメージが具体化します。

また、ユーザーレビューをチェックすれば、システム障害の頻度やカスタマーサポートの対応スピードなど、カタログには載らない実情も見えてきます。実際に導入した企業の成功事例だけでなく、導入時に苦労した点や運用の工夫についてのリアルな声を参考に、自社の導入計画を精査することが大切です。

さらに、ベンダー主催のセミナーや展示会に参加して、直接質問できる機会を活用するのも効果的な方法でしょう。

電子帳票システムは、請求書や納品書といったビジネス書類をデジタル化し、業務効率を大幅に向上させる便利なツールです。印刷・郵送コストの削減、保管スペースの撤廃、テレワークの促進、キャッシュフローの改善など、導入によって得られるメリットは多岐にわたります。

電子帳簿保存法の改正により、電子データでの保存が推奨・義務化される流れのなかで、電子帳票システムの導入は企業にとって避けて通れない取り組みとなりました。

本記事で紹介したシステムの選び方を参考に、自社の業務フローや規模に最適なシステムを選定し、業務効率化とコンプライアンス強化の実現を目指してください。まずは無料トライアルを活用して、実際の使用感を確かめることから始めてみましょう。