採用管理システムの特徴・料金比較

ATSは、Applicant Tracking Systemの略称です。日本語で「採用管理システム」とも呼ばれており、採用活動における管理工数とコスト削減を目的に、さまざまな業界で活用されています。人手不足が進むなか、採用活動の効率化は多くの企業が抱える重要な課題のひとつです。

採用管理システムの機能は、導入するシステムにより異なるものの、求人ページの作成や応募者情報の一括管理、選考状況の可視化、面接評価、メール通知機能などで構成されるのが一般的です。採用活動に関する情報の一括管理が可能なシステムは、業務の負担軽減に高い効果を発揮します。

採用活動を進めるうえで、あらゆる関係者とのコミュニケーションは欠かせません。応募者をはじめ社内の面接担当者など、さまざまな相手とのやり取りは多大な時間を要するものです。
採用の質を高めるために改善策を講じたとしても、新たなプロセスへの組み替えが業務の停滞につながる可能性もあります。自社の用途に適した操作性の高い採用管理システムを導入すれば、さまざまなメリットが期待できるでしょう。

一元管理による業務の効率化

採用管理システムを導入すれば、ひとつのプラットフォームで採用活動に必要なあらゆる情報を一元管理できます。
たとえば、応募者の履歴書・職務経歴書をアナログな手法で管理する場合、必要に応じて素早く情報を見つけ出すのが困難なケースもあるでしょう。採用管理システムを活用すれば、応募者情報をデータベースでまとめて管理できるようになります。
また、情報をオンラインで簡単に共有できるため、人事担当者間のムダなやり取りを排除できます。

人事採用に関するデータの蓄積

蓄積したデータの中から「どの求人媒体が人材確保につながったか」「どのような属性の応募者が多いのか」といったように、必要な情報を抽出して今後の採用活動に活かすことも可能です。
成果につながりやすい広告媒体に絞って求人広告を出稿したり、応募者が増える時期に合わせて募集を行ったり、状況に適した効果的な施策が打ち出せるようになります。

新しいシステムを導入するうえで、あらかじめデメリットをよく理解しておくのも大切なことです。自社のニーズや用途に適したツールを正しく選定できなかった場合、期待した効果が得られない可能性もあります。
ここでは、見落としがちなデメリットを紹介します。このようなケースを回避して、自社にマッチした採用管理システムを導入できるようにしましょう。

ツールに求める機能のミスマッチ

数多くの採用管理システムがリリースされていますが、それぞれ実装している機能や特徴には違いがあります。そのため、導入するツールを比較検討する際には、実装する機能や特徴をよく把握しなければなりません。
この作業を怠ってしまうと、必要な機能が備わっていなかったり、不要な機能が多くて使いこなせなかったりというミスマッチが発生します。
また、多機能なツールは魅力的ですが、その分費用は高くなりがちです。自社の規模や目的と照らし合わせて、最適なシステムを選定できるようにしましょう。

導入形態・運用にかかるコスト

採用管理システムの導入形態には、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
オンプレミス型のメリットは、システムをカスタマイズしやすい点とセキュリティ性の高さですが、高額な初期費と導入後の運用管理は自社で行わなければなりません。
一方、クラウド型は、初期費用を抑えてスムーズに導入でき、拡張性に優れているのが特徴です。
たとえば、年間の採用人数が少ないにもかかわらず、大量採用に対応したシステムを導入してしまうと、これまで以上の手間やコストが発生してしまい、費用対効果を悪くするおそれがあります。組織の規模に合うシステムを選定することも大切です。

スピーディーな採用活動が可能になれば、採用担当者は本来注力すべき業務に専念できます。優秀な人材を確保するには、採用に寄与する業務により多くのリソースを投入しなければなりません。
ここでは採用管理システムの導入を検討する際に押さえておきたいポイントを紹介します。
業務のムダをなくし、内定前後の応募者に対して十分なフォローが行えるようになれば、内定辞退率の改善も期待できるはずです。

企業規模や目的にマッチしているか

採用管理システムには、大企業向け・中小企業向けの製品があるため、企業規模に適したシステムを選定するようにしましょう。またツールによっては、新卒採用・中途採用・派遣社員・アルバイトなど、雇用形態ごとに機能が分かれている製品もあります。
自社が採用する人数、採用したい人材の雇用形態に適しているかどうかをしっかりと確認したうえで、ニーズを満たすシステムをいくつかピックアップします。導入コストと採用コストの双方を比較しながら、最適なツールを見極めることが大切です。

応募者が操作しやすいかどうか

採用管理システムの選定では、操作性の高さも重要なチェックポイントです。従業員がスムーズに使いこなせるかどうかだけでなく、応募者の使いやすさも重視する必要があります。
たとえば、多くの採用管理システムが実装している採用ページの作成機能について、見づらさやフォームへ入力しにくいといった問題があれば、応募者の離脱を引き起こしかねません。
応募者目線で操作性の良し悪しをチェックするために、トライアル期間が用意されている製品は実際に利用してから検討するのがおすすめです。

自社が利用している他サービスと連携可能か

現在利用している求人サービスがある場合、連携により応募者情報の横断的な一元管理が可能になります。作成した採用ページを求人サービスに自動投稿できるなど、大幅な採用活動の効率化が期待できるでしょう。
現在利用している求人サービスがない場合、大手求人サービスと連携できるシステムを候補に挙げるのも有意義な方法です。システムの導入に伴って新たな求人サービスを利用すれば、これまで接点がなかった層へのアプローチにつながるかもしれません。

採用管理システムの導入による採用業務の効率化は、優秀な人材の獲得に結びつきます。応募者情報や進捗状況の一元管理、蓄積したデータの分析結果から、より成果につながりやすい施策を打ち出せるなど、さまざまなメリットが享受できます。

システムを比較検討する際には、採用の規模や人材の雇用形態、コスト面とあわせて操作性の高さも確認するようにしましょう。
自社に適したシステムを導入すれば、大幅な業務効率化が実現するはずです。